¿Alguna vez has pensado cuántas horas pierde tu empresa buscando documentos o gestionando archivos de forma manual? En un entorno cada vez más digitalizado, las pymes necesitan optimizar su flujo de información. Aquí es donde entran en juego los mejores softwares de gestión documental, herramientas diseñadas para organizar, almacenar y acceder a documentos de manera rápida y segura.
En Nedtel Servicios, especializados en soluciones de gestión empresarial, sabemos que la correcta administración de la información no solo mejora la productividad, sino que también reduce costes y riesgos. En este artículo vamos a analizar qué es un software de gestión documental, cuáles son sus beneficios y cuáles son las mejores opciones disponibles para pequeñas y medianas empresas.
¿Qué es un software de gestión documental?
Un software de gestión documental es una plataforma que permite digitalizar, organizar y controlar todos los documentos de una empresa, ya sean facturas, contratos, informes o cualquier otro archivo corporativo.
Su función principal es centralizar la información en un único repositorio, de forma que se pueda acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Además, estos sistemas incluyen herramientas de búsqueda avanzada, control de versiones, permisos de acceso y funciones de automatización que facilitan el trabajo en equipo y la seguridad de la información.
Ventajas de utilizar los mejores softwares de gestión documental
La adopción de un sistema de este tipo supone un salto de calidad para las pymes. Algunas de las ventajas más destacadas son:
- Ahorro de tiempo: Encontrar un documento deja de ser una tarea laboriosa gracias a los filtros y buscadores inteligentes.
- Reducción de errores: Se evitan duplicidades y pérdida de información mediante el control de versiones.
- Mayor seguridad: Los permisos de acceso y el cifrado de datos protegen la información frente a accesos no autorizados.
- Colaboración eficiente: Facilita el trabajo simultáneo de varios usuarios sobre un mismo archivo.
- Cumplimiento normativo: Ayuda a cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos y archivo digital.
- Los mejores softwares de gestión documental para pymes
A la hora de seleccionar una solución, es importante considerar factores como el tamaño de la empresa, el presupuesto, las integraciones necesarias y el grado de personalización requerido. A continuación, destacamos algunas de las opciones más recomendadas:
1. DocuWare
Docuware es ideal para pymes que buscan un sistema en la nube con gran capacidad de integración. Ofrece funciones avanzadas de flujo de trabajo, automatización de procesos y control de versiones.
2. M-Files
Destaca por su búsqueda basada en metadatos, lo que permite localizar documentos de forma mucho más rápida. Además, integra potentes funciones de control de permisos.
3. OpenKM
Una solución de código abierto que permite una alta personalización. Es recomendable para empresas que cuentan con un equipo técnico capaz de adaptar la herramienta a sus necesidades.
4. SharePoint Online
Parte de Microsoft 365, es perfecto para pymes que ya utilizan este ecosistema. Permite compartir documentos, colaborar en tiempo real y gestionar bibliotecas de archivos.
5. Alfresco
Un software robusto con funciones de gestión de contenido empresarial (ECM), ideal para empresas que manejan grandes volúmenes de información y requieren escalabilidad.
Cómo elegir el mejor software de gestión documental
La elección del sistema más apropiado dependerá de varios factores:
- Análisis de necesidades: Identifica qué problemas quieres resolver: ¿pérdida de documentos? ¿falta de control en versiones? ¿problemas de acceso remoto?
- Presupuesto: Determina cuánto puedes invertir. Hay opciones en la nube con pago por suscripción y otras on-premise con un coste inicial más alto.
- Facilidad de uso: Un software intuitivo reducirá la curva de aprendizaje.
- Integraciones: Comprueba si es compatible con tus herramientas actuales, como ERP, CRM o correo electrónico.
- Seguridad: Prioriza sistemas con cifrado, backups automáticos y gestión de permisos.
Preguntas frecuentes sobre los mejores softwares de gestión documental
¿Es necesario un software de gestión documental si mi empresa ya usa almacenamiento en la nube?
Sí. Aunque servicios como Google Drive o Dropbox permiten guardar archivos, un software de gestión documental ofrece control de versiones, flujos de aprobación y mayor seguridad.
¿Un software de gestión documental se integra con mi ERP o CRM?
En la mayoría de los casos, sí. Herramientas como DocuWare o SharePoint ofrecen integraciones nativas con sistemas de gestión empresarial.
¿Cuánto cuesta implantar un sistema de gestión documental en una pyme?
Depende de la solución elegida y el modelo de licenciamiento. Existen opciones desde unos pocos euros al mes por usuario hasta sistemas más avanzados con costes superiores.
¿Requiere formación el uso de estas plataformas?
Sí, aunque muchas soluciones son intuitivas, una formación inicial asegura un uso correcto y eficiente.
¿La gestión documental ayuda al teletrabajo?
Sin duda. Al centralizar y digitalizar la información, permite que los empleados accedan a ella de forma segura desde cualquier ubicación.
En Nedtel Servicios te ayudamos a seleccionar e implementar el sistema que mejor se adapte a tu pyme. Nuestro equipo de expertos en soluciones de gestión empresarial, sistemas, cloud y ciberseguridad se encarga de que la transición sea sencilla y efectiva. Si buscas dar un salto en productividad y organización, este es el momento de apostar por la gestión documental inteligente. ¡Contáctanos hoy mismo!
¿Todavía no nos sigues en Linkedin? Si no quieres perderte nuestros próximos #webinars de tecnología, novedades de producto y otros eventos exclusivos, ¡Síguenos 👇🏼!
