En la era digital, elegir el mejor software de gestión documental no es solo una cuestión tecnológica, sino una decisión estratégica. Entre las soluciones disponibles, DocuWare destaca por su capacidad para centralizar, proteger y optimizar la gestión de documentos, permitiendo a las empresas trabajar con mayor agilidad y seguridad.
En Nedtel, especialistas en soluciones de productividad empresarial, te explicamos por qué DocuWare es la herramienta que tu empresa necesita para adaptarse y crecer en un entorno competitivo.
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1. QUÉ ES DOCUWARE Y CÓMO FUNCIONA
DocuWare es una plataforma de gestión documental y automatización de flujos de trabajo basada en la nube, diseñada para capturar, almacenar y distribuir documentos digitales de forma segura.
Flexibilidad económica
Las aplicaciones basadas en la nube, como la gestión documental y la automatización del flujo de trabajo, se pueden adquirir poco a poco, con un gasto inicial muy reducido.
Valor para tu empresa
Los servicios de gestión documental y flujos de trabajo basados en la nube, siguen la ruta de probar primero → comprar en pequeño → ampliar. Esto es mejor que el antiguo camino (comprar a lo grande → implementar → esperar que se mantenga).
Simplicidad tecnológica
Las cargas informáticas de seguridad, redundancia y escalabilidad se trasladan al proveedor de servicios en la nube. Las empresas vuelven a centrarse en la productividad de los trabajadores.
¿QUÉ EMPRESAS DEBERÍAN IMPLANTAR DOCUWARE?
DocuWare es ideal para empresas de diversos tamaños y sectores que manejen grandes volúmenes de documentos y busquen optimizar sus procesos empresariales.
- Sector financiero y legal: por su necesidad de control documental y trazabilidad.
- Sanidad y seguros: por su alto volumen documental y requisitos normativos.
- Industrias con múltiples sedes: para centralizar información y evitar duplicados.
Empresas en proceso de transformación digital: para pasar de papel a flujos digitales.
2. FUNCIONALIDADES ERP Y CRM: PARA QUÉ SIRVE CADA UNO
CAPTURA DE DOCUMENTOS
> Escaneo y captura automática de documentos físicos.
> Importación de documentos digitales desde diferentes fuentes.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
> Almacenamiento centralizado y seguro de documentos.
> Indexación y clasificación para facilitar la búsqueda rápida.
FLUJO DE TRABAJO
> Automatización de procesos empresariales.
> Configuración de reglas y notificaciones para la gestión de tareas.
COLABORACIÓN Y ACCESOS
> Acceso seguro y controlado desde cualquier dispositivo.
> Facilita la colaboración entre equipos y departamentos.
CUMPLIMIENTO NORMATIVO
> Cumple con normativas de almacenamiento y seguridad de datos.
> Auditoría y seguimiento para garantizar la conformidad.
INTEGRACIÓN Y PERSONALIZACIÓN
> Integración con sistemas existentes (ERP, CRM, etc.).
> Personalización de flujos de trabajo y interfaces según necesidades específicas.
ANÁLISIS Y REPORTES
> Generación de informes sobre uso de documentos y flujos de trabajo.
> Análisis de datos para mejorar la eficiencia operativa.
SEGURIDAD Y CONTROL
> Gestión avanzada de derechos de acceso.
> Seguridad de datos con encriptación y protección contra amenazas.
3. PRINCIPALES VENTAJAS DE DOCUWARE PARA TU EMPRESA
Docuware es un software que ofrece múltiples beneficios para las empresas, que faciliten la gestión documental del día a día. Su flexibilidad, escalabilidad e integración con otras herramientas lo convierten en una inversión estratégica. Veamos todas sus ventajas:
A. RENTABILIDAD DE INVERSIÓN INMEDIATA
- Innovación:No se limite sólo a ser más eficiente en los resultados: aproveche su nuevo ritmo de rendimiento que contribuye al aumento de los beneficios.
- Experiencia de cliente: Ofrezca tiempos de respuesta más rápidos y toma de decisiones más precisa en todos los puntos de contacto de la experiencia del cliente.
- Colaboración: Las oficinas centrales, los trabajadores remotos y los equipos distribuidos disfrutan de la misma experiencia para una completa transparencia de los procesos.
- Cumplimiento legal: Despreocúpese sobre el cumplimiento del RGPD y otros mandatos.
B. PROCESAR DOCUMENTOS Y GESTIONAR FLUJOS DE TRABAJO
- Edición digital:Utilice sellos, anotaciones o retoque de imagen sin modificar los documentos originales.
- Automatización de flujos de trabajo: Diseñe flujos de trabajo automáticos con una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar.
- Control de versiones: Guarde automáticamente los documentos editados como una nueva versión y mantenga siempre el historial de los cambios bajo control.
C. ACCESO Y VISUALIZACIÓN DE CONTENIDOS PARA LA TOMA DE DECISIONES
- Búsqueda flexible: Introduzca los términos de búsqueda o seleccione las palabras clave de las listas desplegables. Busque en el contenido de un documento y en los metadatos.
- Acceso móvil:Acceda a todos los documentos, participe en los flujos de trabajo y almacene los documentos desde cualquier aplicación.
- Compartir: Envíe o comparta documentos individuales o grupos de documentos mediante un enlace.
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4. RAZONES PARA ELEGIR DOCUWARE
- Centralización: Todos los documentos están disponibles en un único repositorio accesible desde cualquier ubicación.
- Automatización: Permite la automatización de flujos de trabajo para mejorar la eficiencia y reducir errores.
- Seguridad: Ofrece funciones avanzadas de seguridad y control de acceso para proteger la información sensible.
- Escalabilidad: Puede crecer junto con las necesidades de la empresa, desde pequeñas hasta grandes operaciones.
- Integración: Se integra fácilmente con otros sistemas empresariales existentes para una interoperabilidad fluida.
Preguntas frecuentes sobre el mejor software de gestión documental
¿DocuWare es adecuado para pequeñas empresas?
Sí. Su modelo en la nube permite empezar con un plan reducido y escalar según crezca el negocio.
¿Es seguro almacenar documentos en DocuWare?
Sí. Utiliza cifrado avanzado, control de accesos y cumple con el RGPD y otras normativas internacionales.
¿Puedo integrar DocuWare con mi ERP o CRM?
Sí. Ofrece conectores y APIs para integrarse con sistemas como SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce y otros.
¿Qué diferencia a DocuWare de otros gestores documentales?
Su combinación de seguridad, escalabilidad, facilidad de uso y automatización avanzada lo posicionan como líder del sector.
¿Cuánto tarda una implementación típica?
Depende del tamaño y la complejidad de la empresa. En promedio, entre 4 y 8 semanas.
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