Cómo preparar tu empresa para DeCA 2026: 5 decisiones clave antes de digitalizar el transporte
La implantación del Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA), no consiste únicamente en sustituir un documento en papel por un archivo digital.
El verdadero cambio está en la forma en la que las empresas generan, revisan, comparten, actualizan y conservan la información asociada a determinados transportes públicos de mercancías por carretera.
A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo correspondiente deberá ser digital en los transportes incluidos dentro de su ámbito de aplicación. La normativa determina, además, las características que deben reunir tanto el documento electrónico como los sistemas utilizados para gestionarlo. BOE
Para adaptarse correctamente, no basta con elegir una aplicación. Antes es necesario revisar cómo funciona actualmente la operativa e identificar qué decisiones deben tomarse en cada punto del proceso.
1- Determinar qué operaciones de transporte deben revisarse
Esta normativa se relaciona con determinados transportes públicos de mercancías por carretera. Dentro de este marco se encuentran los transportes interiores, entendidos como aquellos cuyo origen y destino están situados en territorio español, así como las operaciones de cabotaje efectuadas en España.
Algunas preguntas útiles para comenzar el análisis son:
- ¿Contratamos directamente servicios de transporte?
- ¿Realizamos expediciones a clientes dentro de España?
- ¿Trabajamos con varios operadores logísticos?
- ¿Existen movimientos de mercancías entre almacenes?
- ¿Quién organiza y contrata cada servicio?
- ¿Qué operaciones pueden acogerse a alguna exclusión?
Empresas afectadas
Por tanto, la adaptación no interesa exclusivamente a las empresas transportistas. También deben revisar su situación aquellas organizaciones que contratan regularmente servicios de transporte para distribuir productos, abastecer centros de trabajo o trasladar mercancías entre diferentes ubicaciones.
Transportistas efectivos, responsables de realizar el transporte.
Cargadores contractuales, que contratan el servicio de transporte.
Empresas y operadores que, por su actividad, intervienen como cargadores contractuales o transportistas en este tipo de operaciones.
2- Definir quien interviene y qué responsabilidad tiene
Una de las dificultades habituales aparece cuando varias organizaciones participan en el mismo transporte. Puede intervenir la empresa que vende la mercancía, un operador logístico, una agencia, el transportista efectivo, el destinatario y, en determinados casos, diferentes proveedores tecnológicos. Si no se establece con claridad qué función desempeña cada parte, pueden producirse errores en la creación o disponibilidad del documento.
Por ello, conviene representar el proceso completo y asignar responsabilidades concretas:
- Quién aporta los datos de la expedición.
- Quién genera el DeCA.
- Quién comprueba que la información es correcta.
- Quién facilita el acceso al conductor.
- Quién modifica el documento cuando cambia algún dato.
- Quién lo conserva y atiende una posible solicitud de información.
La subcontratación del transporte no debería traducirse en una pérdida de control sobre el flujo documental. Aunque otra empresa realice físicamente el servicio, la organización contratante necesita saber cómo se genera, comparte y mantiene accesible la documentación asociada a la operación.
3- Comprobar si los datos están preparados
Antes de crear el DeCA, es necesario disponer de información fiable sobre el servicio.
Datos como el origen, el destino, las partes que intervienen, la mercancía, la fecha o el vehículo suelen encontrarse ya en el ERP o en las aplicaciones utilizadas para gestionar pedidos y expediciones. El problema aparece cuando los datos están incompletos, se encuentran repartidos en varias aplicaciones o deben introducirse manualmente cada vez que se prepara una salida.
Una revisión previa debería comprobar:
- Qué campos están disponibles en Sage.
- Qué información se añade fuera del ERP.
- Qué datos llegan del transportista.
- Qué campos se cumplimentan de forma manual.
- Quién corrige los errores.
- Cómo se registran los cambios que se producen durante el servicio.
Datos requeridos en el DeCA
La normativa establece una serie de requisitos técnicos que deberán cumplir tanto el documento como los sistemas utilizados para generarlo.
El DeCA deberá crearse antes del inicio efectivo del servicio y tendrá que generarse de forma nativamente digital. Es decir, no será válido cumplimentar un documento en papel y posteriormente escanearlo o fotografiarlo.
El documento deberá generarse en formato PDF y no podrá superar los 5 MB.
Deberá incorporar un código QR.
Cada documento dispondrá de una URL única desde la que podrá descargarse directamente.
La aplicación deberá registrar la fecha y hora de creación y, en su caso, de las modificaciones realizadas.
Los documentos deberán conservarse durante al menos un año.
La información deberá permanecer disponible para que pueda ser consultada cuando sea requerida por los servicios de inspección.
4- Diseñar el acceso durante el transporte y las incidencias
El DeCA debe plantearse teniendo en cuenta lo que sucede fuera de la oficina.
Antes de comenzar el servicio, el conductor necesita disponer de una vía de acceso al documento. El sistema puede facilitar este acceso mediante el documento electrónico, una dirección web o un código QR, de acuerdo con los requisitos aplicables.
Sin embargo, la empresa también debe prever situaciones habituales:
- Cambio de vehículo o matrícula.
- Sustitución del conductor.
- Modificación del destino.
- Variación en la mercancía transportada.
- Problemas de acceso al documento.
- Necesidad de atender una inspección.
- Incidencias producidas durante la entrega.
Qué mostrar en una inspección DeCA
Una vez generado el DeCA, el conductor deberá disponer de una copia antes de comenzar el servicio, pero la normativa contempla diferentes posibilidades.
Puede llevar una copia electrónica en un dispositivo móvil, una copia impresa en papel con el código QR o incluso disponer únicamente del propio QR como fichero independiente. En caso de inspección, ese código permitirá acceder al documento electrónico correspondiente.
Por tanto, el cambio fundamental no está en que desaparezca por completo cualquier papel del vehículo, sino en que el documento original debe haber sido generado correctamente en formato digital.
5- Conocer el nivel de integración que necesita tu empresa
Una empresa con pocas expediciones puede tener necesidades diferentes a otra que trabaja diariamente con múltiples transportistas, almacenes, rutas y conductores.
Por eso, antes de implantar una solución conviene determinar el nivel de integración necesario.
Una operativa conectada con Sage 50, Sage 200 o Sage X3 puede aprovechar los datos disponibles en pedidos, clientes y expediciones para reducir la introducción manual de información. Los documentos de referencia coinciden en señalar que la integración ayuda a evitar duplicidades y a mantener la trazabilidad de las operaciones.
La evaluación debería contemplar si la empresa necesita:
- Generar el documento desde los datos del ERP.
- Enviarlo automáticamente al conductor.
- Actualizar información durante el servicio.
- Centralizar documentos y evidencias.
- Asociar fotografías, firmas o incidencias a la entrega.
- Consultar el historial completo de una expedición.
- Mantener registros de actividad y modificaciones.
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