¿Sabías que una empresa puede perder hasta el 20% de su tiempo buscando documentos? En un mundo empresarial donde la rapidez y la precisión marcan la diferencia, contar con un gestor documental para empresas ya no es un lujo, sino una necesidad. Sin embargo, ¿cómo saber cuál es el más adecuado para tu negocio? ¿Influye el tamaño de tu empresa en la elección? La respuesta es sí, y aquí te lo vamos a explicar.
En Nedtel Servicios, expertos en soluciones de gestión empresarial, sistemas, cloud y ciberseguridad, hemos ayudado a empresas de todos los tamaños a encontrar la herramienta que mejor se adapta a sus necesidades. Esta guía te servirá para comprender qué factores debes considerar antes de tomar una decisión.
¿Qué es un gestor documental para empresas?
La elección del software correcto no solo optimiza el flujo de trabajo, sino que también garantiza el cumplimiento de normativas como el RGPD, algo fundamental en el contexto actual.
Factores clave para elegir un gestor documental según el tamaño de tu empresa
La selección no es igual para una microempresa que para una gran corporación. Estos son los puntos que debes evaluar según tu caso:
1. Microempresas (1-10 empleados)
En este tipo de organizaciones, la prioridad suele ser la simplicidad y el bajo coste. Un gestor documental en la nube, con interfaz intuitiva y planes flexibles por usuario, es lo ideal. Ejemplos recomendados: Google Workspace, Dropbox Business o Zoho WorkDrive.
Ventajas para microempresas:
- Acceso rápido a la información sin grandes inversiones.
- Fácil implementación sin necesidad de personal técnico interno.
- Sin coste de mantenimiento de servidores.
2. Pequeñas empresas (10-50 empleados)
Aquí se requieren funciones colaborativas más avanzadas y la posibilidad de integrar el gestor documental con otras herramientas como CRM o ERP. La escalabilidad empieza a ser importante, ya que el crecimiento puede requerir ampliar licencias o funciones. Ejemplos recomendados: DocuWare.
Ventajas para pequeñas empresas:
- Control de permisos por departamentos.
- Integración con sistemas de gestión empresarial.
- Mejora en la trazabilidad y control de versiones.
3. Medianas empresas (50-250 empleados)
En este tamaño, la cantidad de documentación aumenta considerablemente, y es esencial que el sistema cuente con procesos de automatización, workflows personalizados y una gestión de seguridad avanzada. Ejemplos recomendados: Alfresco, OpenKM o Laserfiche.
Ventajas para medianas empresas:
- Automatización de procesos repetitivos.
- Auditorías internas más sencillas.
- Personalización según el flujo de trabajo.
4. Grandes empresas (+250 empleados)
En las corporaciones, el gestor documental debe integrarse perfectamente con sistemas ERP complejos y ofrecer soluciones de gestión documental híbrida (nube + local) para garantizar redundancia y alta disponibilidad. La seguridad, el cumplimiento normativo y la escalabilidad son imprescindibles.
Ejemplos recomendados: Hyland OnBase, IBM FileNet o soluciones personalizadas.
Ventajas para grandes empresas:
- Gestión centralizada a nivel global.
- Integraciones complejas con otros sistemas corporativos.
- Cumplimiento normativo internacional.
Consejos para elegir el mejor gestor documental para empresas
Independientemente del tamaño, hay factores comunes que debes tener en cuenta:
- Evaluar necesidades reales: no pagues por funciones que no vas a usar.
- Facilidad de uso: cuanto más intuitivo sea, más rápido se adoptará.
- Seguridad: cifrado, backups automáticos y control de accesos.
- Escalabilidad: que pueda crecer contigo.
- Soporte técnico: contar con un proveedor de confianza como Nedtel Servicios marca la diferencia.
FAQ sobre gestores documentales para empresas
¿Cuál es la diferencia entre un gestor documental y un almacenamiento en la nube?
El almacenamiento en la nube guarda archivos, pero un gestor documental ofrece control de versiones, trazabilidad, flujos de trabajo y mayor seguridad.
¿Es necesario un servidor propio para usar un gestor documental?
No siempre. Muchas soluciones están basadas en la nube y no requieren infraestructura física.
¿Cuánto tiempo se tarda en implementar un gestor documental para empresas?
Depende del tamaño de la empresa y la complejidad del sistema, desde pocos días hasta varias semanas.
¿El gestor documental ayuda a cumplir con el RGPD?
Sí, siempre que esté configurado correctamente y cuente con funciones de seguridad y control de acceso.
¿Se puede migrar a un ERP como Sage 200 si crece mi empresa?
Sí. Sage 50 puede ser la puerta de entrada, con migraciones factibles a soluciones ERP más robustas cuando la complejidad lo exige.
En Nedtel Servicios te ayudamos a evaluar, seleccionar e implementar el gestor documental para empresas que mejor se ajuste a tus necesidades. Nuestro objetivo es que la tecnología trabaje para ti, optimizando la gestión de tu información y aumentando la productividad de tu equipo. ¡Contáctanos hoy mismo!
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