Reglamento EUDR: ¿está tu empresa preparada para las nuevas exigencias de trazabilidad?

¿Qué es el Reglamento EUDR?

El Reglamento (UE) 2023/1115 establece las condiciones que deben cumplir determinadas materias primas y productos derivados para poder comercializarse en la Unión Europea o exportarse desde ella.

Su principal objetivo es garantizar que estos productos:

• Estén libres de deforestación: no procedan de terrenos que hayan sufrido deforestación después del 31 de diciembre de 2020.

• Cumplan la legislación del país de producción: respetando los requisitos legales aplicables a su origen.

• Dispongan de la información y documentación exigidas: incluyendo, cuando corresponda, los procedimientos y declaraciones de diligencia debida.

Con esta regulación, la Unión Europea busca promover cadenas de suministro más responsables y mejorar la transparencia sobre el origen de las materias primas.

¿A qué empresas y productos afecta el EUDR?

Aunque inicialmente pueda parecer una normativa dirigida exclusivamente al sector forestal, su alcance es mucho más amplio.

El EUDR contempla siete materias primas principales:

• Madera: y determinados productos derivados, como muebles o papel.

• Cacao: y productos derivados, como el chocolate.

• Café: y determinados productos elaborados a partir de él.

• Soja: y productos incluidos en el ámbito del reglamento.

• Ganado bovino: y productos como carne, cuero y otros derivados especificados.

• Aceite de palma: y determinados productos derivados.

• Caucho: y productos derivados incluidos en la normativa.

Por tanto, empresas dedicadas a la fabricación, importación, distribución o comercialización de productos relacionados con estas materias primas podrían estar afectadas.

Importante: no todos los artículos que contienen estas materias están incluidos automáticamente. Para determinar si un producto está sujeto al EUDR, es necesario comprobar su clasificación y su inclusión en el anexo correspondiente del reglamento.

Además, las obligaciones dependerán del papel que desempeñe cada empresa dentro de la cadena de suministro.

¿Cuándo será obligatorio cumplir con el EUDR?

Tras las últimas modificaciones aprobadas por la Unión Europea, se han establecido diferentes fechas de aplicación.

• 30 de diciembre de 2026: aplicación general, incluyendo a los operadores medianos y grandes, así como a operadores posteriores y comerciantes.

• 30 de junio de 2027: aplicación para determinados operadores que sean microempresas o pequeñas empresas y cumplan las condiciones previstas en la normativa.

Existen excepciones, especialmente para determinadas empresas que trabajan con madera y productos ya regulados anteriormente por la normativa europea de la madera.

Por ello, es importante que cada organización revise su situación antes de determinar el plazo que le corresponde.

¿Qué obligaciones introduce la normativa?

Uno de los principales cambios del EUDR es la necesidad de disponer de información fiable sobre el origen y la comercialización de los productos afectados.

Para los operadores obligados a realizar la diligencia debida, el proceso contempla tres aspectos fundamentales:

1. Recopilar información sobre el origen de los productos

Las empresas deben disponer de los datos necesarios para identificar las materias primas, cantidades, proveedores y países de producción.

Entre estos requisitos se encuentra la geolocalización de las parcelas donde se hayan producido las materias primas, según las condiciones establecidas en el reglamento.

2. Evaluar los posibles riesgos

La información recopilada debe permitir comprobar que los productos cumplen las exigencias de la normativa.

Esto implica evaluar, cuando corresponda, el riesgo de que las materias primas estén vinculadas a procesos de deforestación o incumplan la legislación del país de origen.

Si se detectan riesgos que no sean despreciables, deberán adoptarse medidas antes de comercializar o exportar los productos.

3. Gestionar la documentación y las declaraciones

Los operadores sujetos a estas obligaciones deben disponer de un sistema de diligencia debida y presentar las declaraciones correspondientes a través del sistema de información europeo, salvo en los supuestos en los que se prevean procedimientos simplificados.

En cambio, los operadores posteriores y comerciantes cuentan con un régimen de obligaciones diferente, centrado principalmente en conservar y facilitar información sobre sus proveedores, clientes empresariales y referencias de trazabilidad cuando corresponda.

La clave está en identificar qué responsabilidades corresponden a cada empresa y garantizar que la información necesaria pueda consultarse y justificarse.

El reto para las empresas: gestionar la trazabilidad sin complicar sus procesos

Más allá del cumplimiento normativo, el EUDR plantea un desafío importante: disponer de información actualizada, accesible y correctamente relacionada con cada operación.

En empresas que trabajan con numerosos proveedores, referencias o movimientos de mercancías, mantener este control puede resultar especialmente complejo.

Cuando los datos se encuentran repartidos entre hojas de cálculo, correos electrónicos y documentos independientes, aumentan las posibilidades de cometer errores, duplicar tareas o perder información relevante.

Por eso, la digitalización de los procesos de gestión puede convertirse en una gran aliada para afrontar las nuevas exigencias normativas.

¿Cómo puede ayudar un ERP a preparar tu empresa para el EUDR?

Contar con un sistema de gestión empresarial que centralice la información facilita el control de las operaciones y mejora la organización de los datos necesarios para la trazabilidad.

Un ERP puede aportar ventajas como:

• Mayor control de proveedores: información comercial y documental organizada y accesible.

• Trazabilidad de productos y lotes: seguimiento de los movimientos de mercancías a lo largo de los procesos de compra, almacenamiento y venta.

• Centralización de información: reducción de registros duplicados y documentos dispersos.

• Menos tareas manuales: procesos administrativos más ágiles y eficientes.

• Mejor acceso a la documentación: disponibilidad de información ante revisiones o solicitudes de clientes y autoridades.

Además, cuando resulta necesario, la integración con herramientas especializadas puede ayudar a gestionar requisitos adicionales relacionados con la diligencia debida y las declaraciones oficiales.

No obstante, es importante recordar que disponer de un ERP no garantiza por sí solo el cumplimiento del EUDR. Es necesario analizar los requisitos de cada empresa y determinar si sus sistemas actuales necesitan adaptaciones o integraciones específicas.

¿Cómo empezar a preparar tu empresa?

Aunque la aplicación general del reglamento está prevista para finales de 2026, anticiparse puede evitar complicaciones de última hora.

El primer paso consiste en identificar si los productos con los que trabaja la empresa están incluidos en la normativa. A partir de ahí, conviene revisar el papel que desempeña en la cadena de suministro, la documentación disponible y la capacidad de sus sistemas para gestionar la información requerida.

También es recomendable revisar los procedimientos de compras, la relación con los proveedores y los mecanismos actuales de trazabilidad.

Cuanto antes se identifiquen las necesidades, más sencillo será planificar los cambios necesarios.

Prepárate para el EUDR con una gestión empresarial más conectada

La llegada del Reglamento EUDR representa un nuevo paso hacia cadenas de suministro más transparentes, responsables y controladas.

Y, aunque supone nuevas exigencias para muchas organizaciones, también ofrece una oportunidad para revisar procesos, mejorar la trazabilidad y avanzar en la digitalización empresarial.

En Nedtel ayudamos a las empresas a optimizar sus procesos de gestión mediante soluciones tecnológicas adaptadas a sus necesidades.