La gestión de tickets y gastos de empresa es una de esas tareas que, aunque parece rutinaria, puede convertirse en una auténtica fuente de problemas si no se hace de forma eficiente. Pérdida de tickets, informes incompletos, retrasos en la aprobación, falta de control… son situaciones que muchas empresas conocen demasiado bien.
Lo peor de todo es que estos errores no solo generan frustración, sino que también tienen un impacto directo en la productividad y en los costes de la empresa. Por suerte, hoy en día existen herramientas como OkTicket, diseñadas precisamente para evitar estos problemas y transformar la forma en la que se gestionan los gastos.
A continuación, te contamos cuáles son los errores más frecuentes en la gestión de tickets y cómo puedes evitarlos fácilmente con OkTicket, con ejemplos reales que te resultarán muy familiares si gestionas equipos o viajes de empresa. ¡Sigue leyendo!
Si quieres recibir asesoramiento o necesitas ayuda para iniciar tu proyecto, déjanos tus datos y te llamamos sin compromiso. 👉🏼
1. El clásico: Perder los tickets antes de justificarlos
Seguro que te ha pasado, o al menos conoces a alguien a quien le ha pasado. Sales de viaje de trabajo, pagas un taxi o una comida, guardas el ticket en el bolsillo, y… ahí empieza la incertidumbre. Cuando llega el momento de justificar el gasto, el ticket ha desaparecido misteriosamente, o ha pasado por la lavadora dentro de tu pantalón.
Este es uno de los problemas más habituales y más frustrantes, tanto para los empleados como para el departamento de administración. Sin el ticket físico, justificar el gasto se vuelve complicado y, muchas veces, imposible.
✅ ¿Cómo lo resuelve OkTicket?
Muy sencillo: con la app móvil de OkTicket, puedes fotografiar el ticket en el mismo momento en que realizas el gasto. El sistema digitaliza la imagen, extrae los datos automáticamente y guarda la información en la nube de forma segura. Así, aunque pierdas el papel, ya tienes el justificante a salvo y listo para ser procesado.
2. Informes con errores… o directamente incompletos
Otro error clásico es la presentación de informes de gastos con datos mal escritos, categorías incorrectas o campos incompletos. A menudo, estos errores no son intencionados, simplemente derivan del cansancio, las prisas o la dificultad de transcribir correctamente los datos de los tickets.
Estos pequeños fallos pueden parecer insignificantes, pero suponen una enorme carga de trabajo adicional para el departamento administrativo, que tiene que revisar, corregir y, en ocasiones, solicitar de nuevo la información al empleado.
✅ OkTicket automatiza este proceso
Gracias a su tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), OkTicket extrae los datos del ticket de forma automática: importe, fecha, proveedor, impuestos… Todo queda registrado correctamente y listo para generar informes fiables, completos y sin errores.
3. Retrasos innecesarios que bloquean el proceso
En muchas empresas, los empleados acumulan tickets durante semanas y los presentan todos juntos a final de mes. ¿El resultado? Cuellos de botella en el departamento administrativo, retrasos en la aprobación de gastos y, lo que es peor, empleados molestos porque los reembolsos tardan más de lo esperado.
Esta acumulación también impide tener una visión actualizada de los gastos, lo que dificulta la toma de decisiones financieras.
✅ Con OkTicket, los tickets se gestionan en tiempo real
Cada empleado puede registrar los gastos al momento, desde cualquier lugar, y los responsables pueden aprobarlos de forma ágil desde la propia plataforma. Esto elimina los retrasos, reduce la carga de trabajo y acelera el reembolso de los gastos.
4. Falta de control y visibilidad sobre los gastos
Por último, uno de los grandes problemas derivados de una mala gestión de tickets es la falta de control. Si los tickets se pierden, los informes llegan incompletos o se presentan con retraso, la empresa pierde la capacidad de tener una visión clara y actualizada de sus gastos.
Esto puede tener consecuencias graves: desviaciones presupuestarias, gastos no justificados o, simplemente, desconocimiento de en qué se está invirtiendo el dinero de la empresa.
✅ OkTicket pone orden y control en el proceso
La plataforma ofrece informes en tiempo real, dashboards personalizables y toda la información centralizada en un único lugar. Esto permite a los responsables financieros tomar decisiones basadas en datos fiables y actualizados.
De hecho, en una empresa de consultoría que implementó OkTicket recientemente, la dirección financiera detectó gracias a los informes de la plataforma un aumento inusual en los gastos de transporte en un área concreta. Gracias a esta información, pudieron actuar rápidamente, analizar la causa y tomar medidas para optimizar esos gastos.
La buena noticia es que todos estos errores se pueden evitar si se cuenta con la herramienta adecuada. OkTicket no solo digitaliza y automatiza el proceso, sino que lo simplifica, aporta seguridad y mejora la experiencia tanto para los empleados como para los responsables administrativos.
Si en tu empresa todavía gestionáis los tickets «a la antigua», es el momento de dar el paso hacia la eficiencia y el control.
¿Quieres comprobarlo por ti mismo?
Descubre cómo podemos ayudarte a olvidarte de los errores en la gestión de tickets… para siempre.
¿Todavía no nos sigues en Linkedin? Si no quieres perderte nuestros próximos #webinars de tecnología, novedades de producto y otros eventos exclusivos, ¡Síguenos 👇🏼!
